Optimisez la récupération de la TVA sur les notes de frais

La TVA ne peut pas être récupérée sur toutes les dépenses. Par exemple, il n’est pas possible de récupérer la TVA sur les frais de transport (train, avion…).

Lorsqu’il s’agit des repas pris lors de déplacements professionnels, la TVA est intégralement récupérable que les bénéficiaires soient des salariés ou dirigeants de l’entreprise, ou bien des clients ou des tiers.

Concernant les dépenses d’hébergement engagées par une entreprise, seules les dépenses d’hébergement engagées au profit de tiers sont éligibles à la récupération de la TVA.

Enfin, al déduction des frais de carburant est plus complexes et dépend du type de carburant. Par exemple, pour les véhicules de transport de personnes, la TVA sur l’essence et le gazole est récupérable à 80 % en 2021.

Une fois les dépenses éligibles rigoureusement recensées, il est impératif de s’assurer que toutes les factures sont bien conformes. À défaut, un vérificateur pourrait remettre en cause le montant de la TVA récupérée à tort. En effet, pour pouvoir être déduite, la TVA doit figurer sur une facture comportant les éléments d’identification complets de la société qui entend la récupérer : nom ou raison sociale, adresse ou siège social, numéro individuel d’identification. Si la facture est libellée au nom d’un dirigeant ou salarié, il faut solliciter de la part du prestataire l’émission d’une facture rectificative conforme pour pouvoir récupérer la TVA.

De plus, d’autres mentions doivent obligatoirement figurer sur les factures telles le montant de la TVA, le taux de TVA appliqué, et le montant TTC payé. Par tolérance, les reçus délivrés par les péages et les reçus établis par les automates sont aussi acceptés en tant que document tenant lieu de facture bien qu’ils ne comportent pas toutes les mentions obligatoires. Pour les notes de restaurant de moins de 150 € HT, le numéro d’identification à la TVA du restaurateur n’est pas exigé et les éléments d’identification du client peuvent être inscrits, non pas par celui qui émet la facture, mais par le client lui-même (ou l’un de ses salariés) dans un espace réservé à cet effet.

Tout oubli peut être rattrapé en mentionnant la TVA correspondante sur les déclarations de TVA (ligne 21) souscrites jusqu’au 31 décembre de la 2^e année suivant celle de l’omission (soit jusqu’au 31 décembre 2021 pour une omission relative à une déclaration déposée en 2019). Sinon, la déduction est définitivement perdue.

Il est recommandé d’instaurer des procédures de contrôle interne garantes du respect du formalisme des factures et de rappeler aux membres de l’entreprise la nécessité de se faire délivrer des factures correctement libellées au nom de leur société.