Les frais engagés par le dirigeant dans le cadre de son activité professionnelle peuvent être, sous certaines conditions, remboursés par l’entreprise. Cependant, les modalités de remboursement de certains frais sont très encadrées.
Exonération des remboursements de frais sous certaines conditions
Les remboursements de frais professionnels ne peuvent être exonérés d’impôt que si :
- les frais ont été engagés dans l’intérêt de l’entreprise,
- leur montant est justifié (facture, note de frais…),
- et enfin, les frais sont remboursés à l’euro près.
Attention : Des remboursements calculés de manière imprécise ou globale sont considérés comme forfaitaires et deviennent donc imposables.
Utilisation du véhicule personnel
Le dirigeant qui utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels peut prétendre au remboursement de ses frais selon les options suivantes :
- frais réels : chaque dépense doit être justifiée (avec factures notamment) ;
- indemnités forfaitaires kilométriques si le dirigeant est propriétaire de son véhicule personnel : la déductibilité du remboursement des indemnités est plafonnée en fonction d’un barème fourni par l’administration fiscale qui couvre la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurances ;
- indemnités forfaitaires carburant si le dirigeant est locataire de son véhicule personnel.
Les montants reçus par le dirigeant au titre de ces remboursements ne sont pas imposables à l’impôt sur le revenu, quelle que soit l’option choisie. Chaque déplacement doit être justifié (avec le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel, l’indication des dates et l’identité des clients rencontrés et/ou l’objet de la mission).
Repas d’affaires et réceptions
Les repas d’affaires sont ceux au cours desquels le dirigeant invite les prospects et les clients de l’entreprise. Ils sont remboursables en totalité, à condition d’avoir été engagés dans l’intérêt de l’entreprise, d’être en rapport avec la nature et l’importance des opérations effectuées. Il en est de même lorsque ces réceptions ont lieu au domicile du dirigeant. Cependant, sont expressément exclus les frais de réception à caractère familial, même si des relations professionnelles ou des salariés de l’entreprise figurent parmi les invités.
Précisions : Il convient de disposer des justificatifs (avec l’indication du nom des participants). Les remboursements annuels qui dépassent la somme de 6 100 € doivent être déclarés sur le relevé annuel des frais généraux (formulaire 2067-SD).
Cadeaux offerts par le dirigeant
Dans le cas où les cadeaux d’affaires ont été directement exposés par le dirigeant, ces frais lui sont remboursés dans la mesure où ils sont considérés comme ayant été engagés dans l’intérêt de l’entreprise et relevant d’une gestion normale. Ces remboursements ne sont pas imposables pour lui, ce type de frais n’étant pas réputé être couvert par la déduction de 10 % sur le revenu imposable. Si toutefois, le montant total des cadeaux d’affaires augmentait d’une année sur l’autre dans une proportion supérieure à celle de l’augmentation des bénéfices imposables, le dirigeant peut être invité à justifier que ces cadeaux aient été réellement nécessaires à l’exploitation.
Précisions : Lorsque le montant total des cadeaux de toute nature dépasse 3 000 € au cours d’un exercice, il doit être déclaré sur le relevé des frais généraux (formulaire 2067-SD).
Amendes
Les amendes pénales relatives à des peines à caractère personnel ne sont pas remboursables par l’entreprise.
Frais d’habillement
Les dépenses d’habillement des dirigeants ne constituent pas des frais professionnels, sauf dans le cas où elles se rapportent à des vêtements ou tenues spécifiques liés à la profession exercée.
Exemple : Il en est ainsi des vêtements de travail portés par certains corps de métiers, tels que l’uniforme des préfets, la robe des magistrats, etc.
Frais de formation
Les frais de formation des dirigeants sont totalement remboursables et déductibles des impôts pour l’entreprise qui les verse à condition que les formations suivies par le dirigeant soient dispensées par un organisme agréé (condition valable pour tous les salariés de l’entreprise).
Précisions : Il existe des aides à la formation, telles que le crédit d’impôt pour la formation des dirigeants d’entreprise.
Loyers et charges des dirigeants exerçant à domicile
La loi autorise un dirigeant à domicilier son siège social à son domicile.
Dirigeant propriétaire : l’entreprise verse au dirigeant un loyer correspondant à la surface occupée dans le cadre de l’activité professionnelle, avec l’accord de la copropriété. Le dirigeant déclare ce revenu dans la catégorie des revenus fonciers. Certains frais peuvent être déduits des loyers imposables au prorata de la surface louée (intérêts d’emprunts, charges de copropriétés, taxe foncière).
Dirigeant locataire : le dirigeant définit la surface correspondant à son activité et le loyer y afférent, en accord avec le propriétaire. Il peut déduire une quote-part des frais liés à son activité professionnelle (téléphone, internet, chauffage ou électricité).
Attention : L’intérêt d’une telle approche s’examine au cas par cas.
Frais engagés avant la création d’une entreprise
La plupart des dépenses engagées par un dirigeant-entrepreneur avant la constitution de son entreprise lui sont remboursées à condition qu’il puisse les justifier (BOI-RSA-BASE-30-50-30-30 n° 230). Il peut s’agir des dépenses de fournitures, d’annonces légales, de frais d’immatriculation…
