En cas de traitement informatique sur la comptabilité informatisée, quelles sont les informations que l’administration doit donner à l’entreprise vérifiée ?
Qu’est-ce que la comptabilité informatisée ?
Les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés doivent présenter leurs documents comptables sous forme dématérialisée lorsqu’elles font l’objet d’une vérification de comptabilité ou d’un examen de comptabilité.
Le contrôle peut porter sur l’ensemble des informations, données et traitements qui concourent à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l’élaboration des déclarations fiscales obligatoires, ainsi que sur la documentation informatique (LPF art. L 13).
En pratique, elles doivent remettre à l’administration fiscale une copie des fichiers des écritures comptables (FEC).
Le défaut de présentation de la comptabilité sous cette forme entraîne l’application d’une amende égale à 5 000 € ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, d’une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable (CGI art. 1729 D).
L’administration fiscale a défini le système informatisé susceptible d’être contrôlé comme une combinaison de ressources matérielles et de programmes informatiques, qui permet :
- l’acquisition d’informations, selon une forme conventionnelle ;
- le traitement de ces informations ;
- la restitution de données ou de résultats, sous différentes formes (BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 n° 170 et 180).
Il s’agit notamment :
- des caisses enregistreuses dotées de procédés de mémorisation et de calcul permettant d’établir directement ou indirectement les résultats comptables et les déclarations obligatoires de la société,
- des divers systèmes informatisés de gestion (gestion de la production, des achats, des stocks, du personnel, par ex.), quand leurs informations, données et traitements permettent d’élaborer ou de justifier indirectement tout ou partie des écritures comptables ou des déclarations soumises à contrôle.
La jurisprudence (CE 23-11-2020 n° 427689) complète cette définition administrative. Doivent être regardés comme des systèmes informatisés de tenue de comptabilité :
- les progiciels de comptabilité sur lesquels sont reportées les recettes journalières,
- les caisses ou équipements de nature comparable, dotés de logiciels informatiques participant, même indirectement, à la centralisation des recettes journalières, dès lors qu’ils concourent effectivement à l’établissement de la comptabilité, et alors même que les données de ces caisses ou équipements ne sont pas transmises de manière informatique au progiciel de comptabilité (entrent dans cette catégorie les données issues des caisses enregistreuses d’un bar-restaurant et des « rampes de bar »).
Information du contribuable sur la nature des traitements effectués sur la comptabilité informatisée
Lorsque la réalisation du contrôle des comptabilités informatisées nécessite la mise en œuvre de traitements informatiques, ces traitements sont effectués, au choix du contribuable, soit sur le matériel de l’entreprise, par les agents de l’administration ou par le contribuable lui-même suivant les indications de ceux-ci, soit au moyen de copies fournies par l’entreprise sur support informatique (LPF art. L 47 A).
Lorsque le contribuable choisit d’effectuer lui-même les traitements informatiques, il est tenu de mettre à la disposition de l’administration, dans les 15 jours de sa demande (délai franc), les copies des documents, données et traitements soumis à contrôle.
Lorsque le contribuable opte pour la réalisation des traitements par l’administration hors de l’entreprise, il est alors tenu de mettre à la disposition de l’administration les mêmes documents, données et traitements dans les 15 jours de la formalisation de son choix (délai franc).
Lorsqu’une société vérifiée choisit de mettre à la disposition de l’administration les copies des documents, données et traitements soumis à contrôle, l’administration est tenue de préciser, dans sa proposition de rectification, les fichiers utilisés, la nature des traitements qu’elle a effectués sur ces fichiers et les modalités de détermination des éléments servant au calcul des rehaussements (CE 4-5-2018 n° 410950).
Si le contribuable opte pour réaliser lui-même les traitements, la description technique des travaux informatiques à réaliser doit lui être communiquée par l’administration (CE 7-3-2019 n° 416341).
L’administration n’est tenue de communiquer ni les algorithmes, logiciels ou matériels qu’elle a utilisés ou envisage de mettre en œuvre pour effectuer ces traitements, ni les résultats de l’ensemble des traitements qu’elle a réalisés. Elle ne doit préciser que ceux des résultats des traitements qui ont été utilisés pour établir les rehaussements, que ce soit préalablement à la proposition de rectification ou dans le cadre de celle-ci (CE 4-5-2018 n° 410950).
