E2A expert vous informe : Approuver les comptes 2019 de votre SARL, rallongement des délais avec le Covid 19 !

Les associés doivent, en principe, approuver les comptes dans les 6 mois de la clôture de l’exercice, c’est-à-dire au plus tard le 30 juin 2020 pour une SARL ayant clôturé son exercice au 31 décembre 2019. Si le gérant ne peut pas réunir les associés dans ce délai, il peut demander une prorogation auprès du président du tribunal de commerce, mais il doit le faire avant l’expiration des 6 mois.

Exceptionnellement, dans les SARL ayant clôturé leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et, a priori, le 24 juin 2020, les délais de convocation des associés et d’approbation des comptes annuels sont prorogés de 3 mois (sauf pour les sociétés dotées d’un commissaire aux comptes ayant émis son rapport avant le 12 mars 2020). En pratique, une SARL qui a clôturé son exercice au 31 décembre 2019 a donc jusqu’au 30 septembre 2020.

Sont donc prorogés tant les délais en amont, tels que l’établissement des comptes et leur mise à disposition aux personnes concernées, que les délais en aval, notamment la publication des comptes au greffe.

En temps normal, dans une SARL, l’approbation des comptes a nécessairement lieu lors d’une assemblée, c’est-à-dire une réunion à laquelle tous les participants (associés ou leurs représentants) sont présents physiquement. Une assemblée des associés doit se tenir effectivement. Le procès-verbal d’une assemblée qui s’est seulement tenue sur le papier constitue un faux en écriture passible de 3 ans de prison et de 45 000 € d’amende.

Sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire, ni ne puisse s’y opposer, les associés sont exceptionnellement autorisés, cette année, à délibérer par conférence audiovisuelle ou téléphonique. Alors que ce mode de consultation est, en principe, proscrit dans les SARL lorsqu’il s’agit d’approuver les comptes, les associés peuvent avoir exceptionnellement aussi recours cette année à la consultation écrite.

Cette faculté est ouverte pour toutes les assemblées, quel que soit leur objet, prises entre le 12 mars 2020 et le 31 juillet 2020 (sauf prorogation éventuelle, mais pas au-delà du 30 novembre 2020). Les assemblées, qui n’ont pas encore été réunies au 12 mars 2020 et qui doivent statuer sur les comptes de l’exercice clos au 31 décembre 2019, sont donc concernées.

Le gérant d’une SARL doit en principe convoquer chaque associé par lettre recommandée AR au moins 15 jours avant la date fixée pour la réunion (sauf délai statutaire plus long). Il doit y joindre les documents habituels, à savoir principalement : les comptes annuels, l’éventuel rapport de gestion, le texte des résolutions proposées, voire le rapport sur les conventions réglementées et une formule de procuration.

C’est au gérant d’aviser les associés et, le cas échéant, le commissaire aux comptes, lors de la convocation, des conditions dans lesquelles ils pourront participer à l’assemblée et voter.

Le gérant doit répondre aux questions posées par écrit par les associés durant les 15 jours précédant la réunion. Un résumé des réponses doit figurer au P-V. Des questions orales sont admises lors de l’AG. Toutefois, le droit de tout associé de participer librement à la discussion ne peut être exercé de manière abusive. C’est au président d’écarter les propos sans rapport avec l’ordre du jour ou de nature à troubler systématiquement le déroulement normal de l’assemblée. S’il y a lieu, il fera ratifier sa décision par un vote spécial.

Chaque associé dispose d’un nombre de voix égal au nombre de parts qu’il possède. Tous les associés présents et chaque mandataire participent au vote. En cas de parts démembrées, c’est l’usufruitier qui vote l’affectation des bénéfices.

À défaut de précision dans les statuts, c’est au président, en accord avec l’assemblée, de fixer le mode de scrutin. Le vote à main levée est le procédé le plus fréquent.

Il n’existe pas de quorum pour les assemblées annuelles relatives à l’approbation des comptes. Sur première consultation, la majorité requise est, sauf si les statuts prévoient une majorité plus élevée, de la moitié des parts plus une. Si cette majorité absolue n’est pas obtenue, et sauf disposition statutaire contraire, les associés sont convoqués une seconde fois et la majorité est alors égale à la moitié des voix émises plus une.

L’assemblée n’est pas obligée d’accepter tels quels, ou à défaut, de rejeter globalement les comptes présentés par le gérant. Elle peut éventuellement les redresser. En revanche, dès qu’un bilan a été approuvé par l’AG, il constitue un arrêté des comptes qui ne peut être rectifié qu’en cas d’erreur ou omission.

L’approbation des comptes est presque toujours suivie du vote d’un quitus au gérant pour l’accomplissement de son mandat. Cela n’a cependant pas pour effet d’éteindre une éventuelle action en responsabilité pour une faute qu’il aurait commise dans l’exécution de son mandat.

Le P-V de l’AG est établi sur un registre spécial, côté et paraphé et signé par le gérant et, le cas échéant, le président de séance si le gérant n’est pas associé. Depuis le 4 novembre 2019, le gérant peut choisir de tenir ce registre de manière dématérialisée. Un P-V établi sous forme électronique doit être signé au moyen d’une signature électronique répondant à des exigences techniques spécifiques.

La distribution de dividendes n’est envisageable qu’après constatation d’un bénéfice distribuable correspondant au bénéfice de l’exercice diminué des pertes antérieures ainsi que des sommes à porter en réserve et augmenté du report bénéficiaire. Les sommes distribuables incluent en sus les réserves dont l’assemblée à la disposition. Cependant les dividendes sont prélevés en priorité sur le bénéfice distribuable de l’exercice.

C’est à l’assemblée, ou à défaut au(x) gérant(s), de décider des modalités de paiement des dividendes qui doit avoir lieu au plus tard 9 mois après la clôture de l’exercice. Le président du tribunal de commerce peut prolonger ce délai sur requête du gérant.

Une société soumise à l’IS qui dégage un déficit fiscal au titre d’un exercice peut, soit le reporter en avant afin de l’imputer sur les bénéfices des exercices suivants, soit opter pour le report en arrière de ce déficit.

Dans le mois qui suit l’approbation (2 mois si le dépôt à lieu en ligne), toute SARL doit en déposer un exemplaire au greffe pour annexion au RCS :

Outre le risque d’amende pénale de 1 500 € (3 000 € en cas de récidive), ne pas déposer les comptes peut déboucher sur une injonction de faire, sous astreinte, du président du tribunal de commerce. Il peut aussi désigner un mandataire chargé d’effectuer ce dépôt à la place du gérant.